Sådan laver du en rulleliste i Excel (drop down menu)
En rulleliste eller en drop down-menu er en liste, der gør, at man kun kan indtaste data ud fra et bestemt sæt værdier.
Det er smart, fordi du sikrer, at der ikke bliver indtastet data, som ikke hører til i dit ark.
Nedenfor viser jeg dig, hvordan du nemt og hurtigt opretter din egen rulleliste i Microsoft Excel 👇
Det lærer du!
Opret en rulleliste i Excel
Nedenfor ses et eksempel på en tilmeldingsblanket til et arrangement, hvor felterne “Navn” og “Mail” kan indtastes frit:
Der er dog en fastsat menu, hvor man kan vælge imellem and, fisk eller vegetarisk.
For ikke at skabe forvirring, når de ansvarlige skal tolke de indtastede data, skal vi have lavet en rulleliste til feltet “Menu”, så gæsterne kun kan vælge én af de tre muligheder.
Det nytter jo netop ikke noget, at nogen indtaster, at de gerne vil have kylling, når det ikke er en af mulighederne 😬
En rulleliste i Excel er netop løsningen på dette problem 💡
1. Find et sted at indtaste de valgmuligheder rullelisten skal have. Det er en god ide at gøre det i et nyt ark.
For at gøre dette, tilføj et nyt ark ved at klikke på det lille “+”-ikon i bunden af dit Excel dokument:
Herefter skriver du blot dine data ind:
Vend nu tilbage til arket, hvor du vil lave rullelisten, ved at klikke på det i bunden.
2. Markér den celle, hvor rullelisten skal være:
3. Gå til fanen “Data” øverst i menulinjen:
4. Vælg herefter “Datavalidering” under kategorien “Dataværktøjer”:
5. I dialogboksen, der åbner, skal du under “Indstillinger” vælge “Liste”:
Læg mærke til, at det også er en rulleliste, der bruges her 😉
6. Tryk nu på det blanke felt under “Kilde”:
7. Market nu de data, du vil bruge i rullelisten:
Nu vil de data, du har markeret, være indtastet under kildelisten for din rulleliste:
Klik “OK” når du er færdig.
Nu kan du bladre igennem hvert element i din rulleliste ved at gå tilbage til det første ark, hvor du lavede rullelisten:
Du får alle rullelister til at folde ud ved at klikke på den lille pil i højre side.
Hvis du skal slette rullelisten
Hvis du har behov for at slette rullelisten igen, kan det gøres på flere måder.
Du kan nemlig slette flere elementer i form af al formatering inkl. din rulleliste blot ved at rydde alt fra den valgte celle.
Hvis du derimod kun vil fjerne rullelisten, er der lige lidt flere trin.
Lad os gennemgå begge for god ordens skyld 👇
Fjern al formatering inkl. rulleliste
Markér først cellen med din rulleliste.
Herefter skal du vælge fanen “Hjem” og herefter “Ryd” –> “Ryd alle” helt ovre i højre side af menulinjen:
Med denne metode bliver ALT slettet; cellens indhold, formatering og din rulleliste.
Fjern kun rullelisten
Hvis du kun vil fjerne rullelisten, kan det heldigvis også lade sig gøre.
Markér cellen, du vil fjerne rullelisten fra.
Gå igen til fanen “Data”:
Og klik på “Datavalidering:
I dialogboksen, der åbner, skal du under indstillinger nu klikke på “Nulstil alle”:
Klik herefter på “OK” for at gemme indstillingerne, og rullelisten vil nu være fjernet.
Afslutning
Sådan! 💪
Du har nu lært at lave en rulleliste i Excel ved hjælp af datavalidering.
Du har også lært, hvordan du sletter den igen ved enten at rydde al indhold i en celle eller ved at nulstille indstillinger under datavalidering.
Det betyder slut med manuel dataindtastning, hvor folk laver slåfejl eller ikke har forstået, at mulighederne er begrænsede.
Det er bl.a. smart når en proces skal være så simpel som muligt for den der bruger regnearket.
Fx hvis du laver en tilbudsberegner, hvor en sælger nemt skal kunne vælge tilvalg og konfigurationer af det produkt der sælges.