Sådan beregner du arbejdstid i Excel trin for trin (2024)

Excel kan med fordel bruges til at beregne arbejdstid, uanset om det er dit ugentlige arbejdsskema, overarbejde eller timer brugt til projekter.

Men det er vigtigt at du formaterer tiden korrekt så du ender med den rigtige samlede tid og ikke snyder dig selv i timetal! 🤥

Det er heldigvis rigtig nemt og jeg gennemgår i denne guide, hvordan du kan beregne arbejdstid og overarbejde i Excel ark.

Du kan downloade Excel øvelsesfilen her, så du selv kan afprøve det jeg gennemgår i guiden.

Beregn arbejdstid

Der er mange situationer, hvor det er nyttigt nemt at kunne beregne arbejdstid.

I Excel kan du snildt udforme et ark til gratis tidsregistrering for medarbejdere, frem for at skulle betale for en software til formålet.

Det kan f.eks. være du skal registrere arbejdstimer for en medarbejder på timeløn, så du kan beregne den samlede løn.

Konsulenter der arbejder med freelance kan også have brug for at beregne timetal i forbindelse med fakturering.

Der er mange forskellige formål, men fremgangsmåden til at udregne arbejdstimer er den samme.

Så lad os ikke trække spændingen længere 🫡

Trin 1: Indtast tid i rette format

For at kunne beregne arbejdstid i et Excel ark, skal du først registrere tid i en tabel og sørge for at du indtaster tiden i korrekt format ⌛

Det gør du ved at adskille timer (t), mininutter (m) og eventuelt sekunder (s) med semikolon (:).

Hvis du ikke har brug for at angive sekunder, kan du sagtens bare helt udelade at skrive det sidste semikolon og sekunderne.

I eksemplet jeg gennemgår, som du selv kan følge i øvelsesfilen, beregner jeg en timeseddel for en typisk arbejdsuge.

I filen er der tidsregistrering af starttidspunkt og sluttidspunkt for både arbejde og frokostpause.

Trin 2: Beregn det daglige antal timer.

Det samlede antal arbejdstimer på en givet dag vil være tiden mellem arbejde start og frokost start lagt sammen med tiden mellem frokost slut og arbejde slut.

Markér cellen F3 i øvelsesfilen og indtast formlen.

Kopier/træk beregningen ned så timerne beregnes for alle dage i dit regneark.

Trin 3: Beregn samlet antal arbejdstimer

Næste skridt er at lægge timerne sammen for at beregne den samlede tid.

Den nemmeste måde at lægge flere tal sammen i Excel er med funktionern SUM, så lad os gøre det.

Så skulle vi gerne få den samlede arbejdstid…

Hovsa… det var da ikke mange timer… 😕

Kan Excel ikke finde ud af at lægge tal sammen mere?

Svaret er jo, det kan Excel godt. Problemet er, at Excel som standard bruger formatet for klokkeslet, og på et ur genstarter tiden når en ny dag starter – dvs. efter 24 timer 🕰️

Fortvivl ikke – det er heldigvis let at rette til ved blot at ændre til et brugerdefineret format.

Markér cellen, hvor formatet skal ændres og højreklik.

I viste menu vælges Formatér celler.

Under fanen Tal vælges Brugerdefineret under Kategori og typen [h]:mm vælges (eller [h]:mm:ss hvis du vil have sekunderne med).

Klik på OK.

Puha. Så ser det samlede timeantal straks meget bedre ud med det faktiske samlede antal timer 😌

Trin 4: Beregning af overarbejde

Udregningen af eventuelle overarbejdstimer ligger lige til højrebenet.

Du skal blot trække den normale arbejdstid (her 37 timer) fra antallet af timer arbejdet (her 39:20).

Voila, vi har nu beregnet overtid 🤩

Hvis du ikke har ændret tiderne i øvelsesfilen skulle du gerne ende med en overtid på 2 timer og 20 minutter.

Men du kan også sagtens indtaste dine egne tider i øvelsesfilen og regne på dem.

Afslutning

Sådan! 🤠

Nu har du lært at udregne arbejdstimer i et Excel ark, både med og uden pauser.

Du har lært at bruge det rette tidsformat så du ender med det rette timeantal på din timeseddel.

Overtid kan du også snildt udregne nu.

Alle værktøjerne er klar til at du nu selv kan lave din egen timeseddel der passer til dine behov 🥳